Il canale interno non è soltanto uno strumento tecnico per ricevere segnalazioni. Deve essere inserito in un sistema organizzativo capace di proteggere l’identità delle persone coinvolte, assicurare una gestione tempestiva e documentare correttamente ogni fase.
A chi si applica la disciplina
Nel settore privato l’ambito di applicazione dipende dalle dimensioni dell’ente, dal settore nel quale opera e dall’eventuale adozione di un modello organizzativo ai sensi del D.Lgs. 231/2001. Prima di attivare il canale occorre quindi verificare puntualmente se e in quale misura l’organizzazione rientri nel D.Lgs. 24/2023.
I requisiti del canale interno
Il canale deve consentire segnalazioni in forma scritta e orale. Su richiesta della persona segnalante deve inoltre essere possibile un incontro diretto, fissato entro un termine ragionevole. La gestione può essere affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo e formato, oppure a un soggetto esterno dotato dei requisiti necessari.
La piattaforma, le procedure e le persone incaricate devono tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta, delle persone menzionate e del contenuto della segnalazione, compresa la documentazione allegata.
Tempi e passaggi essenziali
- rilascio dell’avviso di ricevimento entro sette giorni dalla segnalazione;
- mantenimento delle interlocuzioni con la persona segnalante e richiesta, se necessaria, di integrazioni;
- diligente seguito della segnalazione;
- riscontro entro tre mesi dall’avviso di ricevimento o, in mancanza, dalla scadenza del termine di sette giorni;
- informazioni chiare sui presupposti e sulle procedure dei canali interno ed esterno.
Privacy e organizzazione
Il trattamento dei dati deve rispettare il principio di minimizzazione. Le segnalazioni e la relativa documentazione vanno conservate soltanto per il tempo necessario alla loro gestione e, comunque, nei limiti previsti dalla disciplina. Sono inoltre necessari ruoli definiti, autorizzazioni, misure di sicurezza, informativa e una valutazione dei rapporti con gli eventuali fornitori della piattaforma.
In sintesi
Una piattaforma conforme è solo il punto di partenza: efficacia e tenuta del sistema dipendono dalla procedura, dalla formazione dei gestori e dal coordinamento con privacy, modello 231 e assetto disciplinare.
Il contributo ha finalità esclusivamente informative, si riferisce alla normativa indicata e non costituisce consulenza né parere legale. La disciplina applicabile e le fonti devono essere verificate rispetto al caso concreto e al momento della consultazione.